Ratgeber
Beschluss-Sammlung: was Beiräte wissen müssen
Wer sie führt, was hineingehört und warum sie beim Wohnungsverkauf plötzlich wichtig wird — die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG.
Die Beschluss-Sammlung ist das Gedächtnis einer Eigentümergemeinschaft. Sie beantwortet die Frage, die in jeder Versammlung irgendwann auftaucht – „Haben wir das nicht schon mal beschlossen?“ – und sie ist der erste Ordner, den ein Kaufinteressent sehen will.
Was das Gesetz verlangt
Seit 2007 muss jede Wohnungseigentümergemeinschaft eine Beschluss-Sammlung führen. Zuständig ist der Verwalter; fehlt einer, übernimmt der Vorsitzende der Eigentümerversammlung diese Aufgabe (§ 24 Abs. 7 WEG).
Aufzunehmen sind drei Arten von Einträgen:
- Beschlüsse der Eigentümerversammlung, im Wortlaut, mit Datum und Fundstelle im Protokoll
- Schriftliche Beschlüsse im Umlaufverfahren
- Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in WEG-Streitigkeiten
Die Einträge werden fortlaufend nummeriert und unverzüglich nach der Beschlussfassung ergänzt. Beschlüsse, die aufgehoben, geändert oder für ungültig erklärt wurden, bleiben stehen – sie werden gekennzeichnet, nicht gelöscht. So bleibt nachvollziehbar, wie sich eine Regelung entwickelt hat.
Was oft schiefgeht
In der Praxis scheitert die Beschluss-Sammlung selten am guten Willen, sondern an drei wiederkehrenden Mustern:
Sie wird nur einmal im Jahr gepflegt. Nach der Versammlung, wenn das Protokoll fertig ist. Umlaufbeschlüsse aus dem Jahresverlauf gehen dabei regelmäßig verloren.
Sie ist eine Protokollsammlung. Wer die Protokolle abheftet, hat noch keine Beschluss-Sammlung. Gefordert ist der Beschlusstext, isoliert und auffindbar — nicht eingebettet in zwanzig Seiten Versammlungsverlauf.
Sie endet beim Verwalterwechsel. Die Sammlung gehört der Gemeinschaft und wird übergeben. Kommt sie unvollständig oder gar nicht an, beginnt die neue Verwaltung mit einer Lücke, die sich kaum noch schließen lässt. Was bei der Übergabe sonst noch auf die Liste gehört, steht im Leitfaden WEG-Verwaltung wechseln.
Nicht ein Ordner für den Notfall – sondern die Grundlage jeder Entscheidung, die auf einer früheren aufbaut.
Warum sie beim Verkauf plötzlich zählt
Wer eine Eigentumswohnung kauft, übernimmt alle bestehenden Beschlüsse: die beschlossene Sonderumlage, die Regelung zur Fensterinstandhaltung, das Verbot bestimmter Nutzungen. Deshalb verlangen Kaufinteressenten und finanzierende Banken regelmäßig Einsicht.
Eine lückenhafte Sammlung wird an dieser Stelle teuer: Sie verzögert Verkäufe, drückt Preise und führt zu Nachfragen, die niemand mehr sicher beantworten kann. Eine vollständige, digital abrufbare Sammlung erledigt denselben Vorgang in Minuten.
Was Beiräte konkret prüfen können
Sie müssen die Sammlung nicht führen – aber Sie dürfen und sollten sie kontrollieren. Vier Fragen genügen für einen ersten Eindruck:
- Sind die Einträge fortlaufend nummeriert und lückenlos?
- Ist der letzte Umlaufbeschluss enthalten, nicht nur die Beschlüsse der letzten Versammlung?
- Sind aufgehobene Beschlüsse gekennzeichnet statt entfernt?
- Wie schnell bekommen Sie die Sammlung, wenn Sie heute danach fragen?
Die vierte Frage ist die aussagekräftigste. Eine gepflegte Sammlung liegt sofort vor. Eine, die erst „zusammengestellt“ werden muss, existiert in dieser Form noch nicht.
